A home office egyre gyakoribbá válik a munkavállalók életében. Ennek elsődleges oka, hogy a technológiai fejlődés lehetővé tette számunkra, hogy otthonról is tudjunk dolgozni. Továbbá az olyan globális események, mint a COVID-19 járvány még inkább elősegítette az irodán kívüli munkavégzés térhódítását.
A megfelelő munkakörnyezet kialakítása kulcsfontosságú jelentőséggel bír a hatékonyságunk szempontjából. Ebben a cikkben szeretnénk neked megmutatni, hogy mik azok a tényezők, amelyek segítenek abban, hogy a home office során is a legjobb teljesítményt tud nyújtani.
Az ergonómia fontossága
A megfelelő szék, íróasztal és egyéb irodai bútorok kiválasztása kulcsfontosságú szerepet játszik a produktivitás elérésében. Egy ergonomikus szék beszerzése nem is gondolnád mennyit tud dobni a teljesítményeden. Javasoljuk, hogy egy olyan ülőalkalmatosságot válassz, melynek állítható karfája, űlésmagassága és deréktámasza van.
Hogy ezek miért fontosak?
Legfőképpen azért, mert bizonyára te is ismered az érzést, amikor fáj a hátad, a derekad és a sok üléstől szinte már mindened... Ezen elemek mindegyike viszont hozzájárul a megfelelő testtartás eléréséhez és ezzel a különböző fizikai fájdalmak elkerüléséhez. Továbbá érdemes odafigyelned arra is, hogy a monitor szemmagasságban legyen, így minimalizálod a nyaki és hát problémákat.
Törekedj arra, hogy olyan íróasztalt válassz, amely elegendő területet biztosít ahhoz, hogy a munkához szükséges dolgaid elférjenek. Nincs is annál bosszantóbb, mint amikor a hely szűkössége miatt jobbra balra kell pakolni az eszközöket, vagy az irodai kellékeket. Ennek természetesen a legtöbb esetben az a vége, hogy amire épp szükséged lenne, az csak hosszas keresgélés után kerül elő…
Hagyj fel a kutakodással járó stresszel, valamint időveszteséggel és szerezz be egy számodra ideális munka asztalt.
Tervezés és naptárkezelés
A munkanapok során a rendelkezésre álló időd megtervezése hozzájárul feladataid priorizáláshoz, a határidők betartásához, valamint a munka és magánélet egyensúlyának fenntartásához. A megfelelő időbeosztás révén el tudod kerülni a szétszórtságot és az átláthatatlan teendők által okozott stresszt, ezáltal sokkal hatékonyabbá válsz a munkavégzésben.
Az időd optimális megtervezéséhez segítségül szolgál egy elektronikus vagy akár egy papíralapú naptár is. Az online naptár előnye közé tartozik, hogy könnyedén frissíthető és bárhol, bármikor hozzá tudsz férni. Ezenkívül értesítések révén emlékeztetni tud fontos eseményekre vagy határidőkre.
A papír alapú naptárak legpozitívabb tulajdonságát az adja, hogy 100%-osan megbízható. Sosem romlik el, nem fagy le és nem szinkronizál rosszul. További haszna ennek a hagyományos megoldásnak, hogy a kézzel leírt információk jobban rögzülnek.
Egy munkanap megtervezése nagymértékben hozzájárul a hatékony munkavégzéshez. Első lépésként érdemes felmérned az előtted álló feladatokat, amelyeket fontossági és sürgősségi szempontból rangsorolsz. Ezt követően azt javasoljuk, hogy készíts egy napirendet, melyben meghatározod, hogy melyik feladatot mikor fogod elvégezni. Fontos, hogy a terv készítésekor vedd figyelembe a szükséges szüneteket, valamint hogy a napszak mely részében vagy a legproduktívabb. Amennyiben nem sikerül tartanod magad a tervedhez, ne csüggedj, hiszen bármikor újra el tudod készíteni.
A rendszerezés fontossága
A rendezett környezet megteremtése szinte nélkülözhetetlen a feladatainkra való összpontosításhoz és a hatékony munkavégzéshez. Az átláthatatlanság mindamellett, hogy stresszt eredményez, rendkívül káros hatással van a mentális és lelki egészségünkre is.
Azt javasoljuk, hogy csoportosítsd az irodai eszközöket és dokumentumokat funkciók vagy témák szerint. Helyezd őket olyan tárolásra alkalmas irattartókba vagy mappákba, amelyeket akár fel is tudsz címkézni, így könnyedén megtalálod azt, amire szükséged van.
Alakíts ki polcokat és fiókokat, melyekben rendszerezve tudod tárolni a munkavégzéshez szükséges kellékeket és bármikor egyszerűen hozzájuk tudsz férni.
Most, hogy a környezetedbe rend van, fontos hogy a legalapvetőbb munkakellékeden, a számítógépeden vagy laptopodon is rend legyen. Amennyiben digitalizálod a dokumentumokat, eléred, hogy kevesebb papírt kelljen rendszerezned, azonban fontos, hogy megfelelően nevezd el annak érdekében, hogy könnyedén tudd azonosítani. Ezt követően rendezd őket mappákba, melyeknek szintén úgy adj nevet, hogy egyszerűen felismerd, hogy mit hol találsz.
Kommunikáció és virtuális találkozók
A hatékony kommunikációnak kulcsfontosságú szerepe van egy cég sikeres működésében. A rossz kommunikáció számos munkahelyi konfliktust eredményez. A koronavírus-járvány miatti otthoni munkavégzés térnyerésének köszönhetően az információ áramlás szinte teljesen át került az online térbe.
Az online térbe való áttérés új kihívásokat teremtett a kommunikáció terén. Az e-mail, illetve egyéb üzenetküldő alkalmazások, valamint a virtuális találkozók váltak az információcsere alapvető eszközeivé.
A virtuális találkozók sikeres előkészítése és vezetése kulcsfontosságú az eredményes kommunikációhoz és együttműködéshez. Először is, fontos az alapos előkészület, ami magában foglalja a találkozó céljainak meghatározását és az ütemterv kidolgozását. Emellett gondoskodni kell a megfelelő technikai feltételekről és a szükséges eszközök elérhetőségéről.
A virtuális találkozó során aktív moderációra van szükség, hogy fenntartsuk a résztvevők figyelmét és lehetővé tegyük a kérdések és az interakciók szabad áramlását. Végül érdemes a találkozó után összefoglalót küldeni, amely tartalmazza a megbeszélt témákat és a következő lépéseket, hogy a résztvevők tisztában legyenek a további teendőkkel.
A virtuális térben számos kommunikációs megoldás áll rendelkezésre az otthoni munkavégzés során. Olyan platformok, mint például a Trello vagy Asana hozzájárul a projektek átláthatóságához, a feladatok delegáláshoz, valamint a határidők nyomon követéséhez. Az online videó konferenciák jellemzően Zoom-on, Microsoft Teams-en vagy Skypeon kerülnek lebonyolításra.
A digitális naptárak, mint például a Google Naptár segítenek a hatékony időmenedzsment kialakításában. A felhő alapú dokumentum tárolás pedig lehetővé teszi az adatokhoz való könnyű hozzáférést, illetve a közös szerkesztést.
Egészség és testmozgás
Az egészséges életmód, ideértve a rendszeres sportot és egészséges étkezést, hozzájárul a fizikai és szellemi kiegyensúlyozottsághoz. A gyakori testmozgás javítja a koncentrációt, csökkenti a stresszt és növeli a fizikai és mentális frissességet.
Az otthoni munkavégzés során különösen fontos az aktív életmód fenntartása, mivel hosszú órákat töltesz a számítógép előtt. Javasoljuk az egyszerű gyakorlatok és szünetek beiktatását a munkanap során, melyek nagyban hozzájárulnak a fizikai és mentális jóllétedhez, valamint a munkahelyi hatékonyságodhoz.
Az olyan rövid gyakorlatok, mint például a nyújtás vagy légzéstechnikák alkalmazása segít enyhíteni a hosszú órákig tartó ülőmunka okozta kellemetlenségeket és a munka közben felgyülemlő stresszt.
Javasoljuk, hogy törekedj a helyes testtartásra, hiszen csökkenti az izom feszültséget és a gerinc problémákat, ami hosszú távon megelőzi a hátfájást és egyéb testi kellemetlenségeket. Az ergonómiai gyakorlatok, mint például a nyak, váll és derék átmozgatása, minimalizálják a munka közbeni testi terhelést és elősegítik a kényelmes munkavégzést.
Nézz körül weboldalunkon, ahol garantáltan megtalálod azt, amire szükséged van a tökéletes home office megteremtéséhez!